Ik doe mijn best om de vraag te ontwijken, maar ergens in het sales-traject komt hij onvermijdelijk voorbij: hoe groot zijn jullie eigenlijk? In de begintijd was ik alleen, maar dat kon ik natuurlijk echt niet zeggen. Ik vertelde een vaag verhaal over een netwerk van freelancers, terwijl ik rode vlekken in mijn nek kreeg. En als de telefoon ging, dan liet ik mijn vrouw soms opnemen zodat het leek alsof ik niet alleen was.
Die tijd ligt nu achter ons, maar erg groot zijn we nog steeds niet. Als een prospect het nu vraagt, geef ik eerlijk antwoord: op dit moment zijn we met zijn vieren. Vaak zijn klanten verbaasd, omdat de website, de software en de service de indruk geven dat we met een groot team zijn. Maar vaak hoor ik ook een soort opluchting bij onze MKB-klanten: ‘’oh, zij zijn gelukkig ook niet zo groot’’, hoor ik ze denken.
Voordelen van een klein team
En klein zijn heeft zo zijn voordelen. Je kunt snel schakelen, want je hoeft met weinig mensen te overleggen. Je hoeft ook niet een hele organisatie mee te krijgen, dus je bent ontzettend wendbaar. Daarnaast is het ook gewoon leuk omdat je rol vaak breed is, dus geen dag is hetzelfde.
Het geheim is dat we onze tijd waardevol besteden. Wij zijn altijd bezig met effectiviteit en productiviteit. En mochten die begrippen je hetzelfde in de oren klinken, dat is zeker niet zo: productiviteit gaat over dingen zo snel en zo goed mogelijk doen, maar effectiviteit gaat over de juiste dingen doen. Wat mij betreft is de grootste winst te behalen op het vlak van effectiviteit. Beantwoord de volgende vraag eens vier keer als je op het punt staat een taak te beginnen:
- MOET ik dit nu doen?
- Moet IK dit nu doen?
- Moet ik DIT nu doen?
- Moet ik dit NU doen?
Kwadrant van Eisenhower
Het kwadrant van Eisenhower kan je hierbij helpen. Je deelt je taken in over de assen belang en urgentie en krijgt zo vier vakken. Alles in de categorie ‘belangrijk’ en ‘urgent’ spreekt voor zich: die taken moet je uitvoeren. Aan de andere kant hebben we ‘niet belangrijk’ en ‘niet urgent’. Bij deze taken moet je je goed afvragen of je ze überhaupt wel moet doen.
De taken in het vak ‘niet belangrijk’ maar wel ‘urgent’ zijn vaak de zaken waar we de hele dag druk mee zijn: anderen die iets van je willen, deadlines, brandjes - je kent het wel. Het wil niet zeggen dat je deze taken niet hoeft uit te voeren, maar zorg dat er ruimte blijft voor de ‘belangrijk’ en ‘niet urgent’-categorie. Want deze categorie wordt vaak onderbelicht. In dit kwadrant schaar ik bijvoorbeeld procesverbeteringen, strategiebepaling en analyse. Het is de uitdaging om hier tijd voor vrij te maken. Rooster hier tijd voor in met dezelfde prioriteit als je voor je klanten zou doen. Bij voorkeur in de ochtend, dan ben je het scherpst.
Focus funnel
Een andere manier om naar je takenlijst te kijken, is een concept dat de ‘focus funnel’ heet. Deze trechter helpt ons om ons te richten op effectief werk. De funnel bestaat uit de volgende ‘trechters’ waar je de taak doorheen laat lopen:
Elimineren
Wil je tijd vrijmaken voor waardevol werk? Dan moet je dingen van je lijstje afstrepen. Het makkelijkste is natuurlijk om de taak helemaal niet te doen.
Automatiseren
Als de taak wel gedaan moet worden, kijk dan of je hem kunt automatiseren. Kijk of daar een optie voor is in je huidige softwarepakket. Gebruik anders bijvoorbeeld Microsoft Power Automate.
Delegeren
Als de taak niet te automatiseren is, kijk dan of iemand anders hem kan uitvoeren. Dit kan binnen je eigen team zijn, maar dat zou ook een freelancer of een externe virtuele assistent kunnen zijn.
Uitstellen
Als de conclusie is dat jij deze taak echt moet uitvoeren, bedenk dan of je het nu meteen gaat doen. De stelregel is: kost het minder dan 5 minuten? Doe het meteen. Heb je langer nodig? Plan de taak in je agenda in. Dit noemen ze ook wel ‘procrastinate on purpose’: met opzet uitstellen.
Doen
En uiteindelijk kom je dan tot het punt waarop je de taak echt moet uitvoeren. En NU PAS wordt efficiëntie belangrijk. Hoe snel en goed kun je de taak uitvoeren? Daarbij is het onder andere belangrijk dat je je kunt focussen. Maar dat is voer voor een nieuw blogartikel 🙂
