Asset registeren - vaak een ondergeschoven kindje, want het kost veel tijd zonder dat je er (direct) voordelen uit haalt. Tenminste, zo lijkt het. Ik ga je in dit blog vertellen waarom het wel zinvol is om assets zoals laptops, telefoons en wifipunten vast te leggen, en hoe je het aanpakt zonder veel tijd kwijt te zijn.
Waarom assets registreren?
1. Certificering
Een ‘harde’ reden is een certificering, bijvoorbeeld ISO27001. Voor de certificering moet je aantonen dat je processen hebt ingericht om te weten waar assets zijn: wat staat er in je voorraad, bij welke medewerker is deze laptop en wanneer is deze voor het laatst geüpdatet? Zulke vragen moet je binnen een paar seconden kunnen beantwoorden. Maar ook als je ‘gewoon’ volgens ITIL wil werken, moet je objecten vastleggen.
2. Efficiënt werken
Een andere reden is efficiëntie. Door alle gegevens van de assets op één plek te bewaren, kan iedereen (die gemachtigd is) deze informatie opzoeken. Dat maakt je organisatie weerbaarder. En door meldingen en problemen per asset vast te leggen, bespaar je jezelf in de toekomst werk. Want als die printer er weer uitligt, kun je makkelijk opzoeken welke oplossing de vorige keer succesvol was. Gebeurt het voor de derde keer? Dan weet je dat je misschien een meer structurele oplossing moet zoeken. En dat brengt me bij de laatste reden.
3. Economische voordelen
De economische reden. Als je van je assets bijhoudt hoe oud ze zijn, hoe vaak ze een storing hebben, en wanneer de garantie verloopt, geeft je dat weer nieuwe verkoopkansen om oude assets te vervangen. Je hoeft geen verhaal te verzinnen om de klant te overtuigen, want je kunt gewoon de geschiedenis van de asset laten zien. Zo toon je eenvoudig aan dat het vervangen van de asset supporturen scheelt voor je klant, maar belangrijker nog: zo kan je klant (verdere) downtime van een medewerker voorkomen.
Software helpt je snel op weg
Het vastleggen van assets gebeurt normaal gesproken in een Configuration Management Database (CMDB). Dit kan simpel in Excel of zelfs op papier zijn, maar er zijn ook tal van softwareoplossingen die meer functionaliteit bieden. Je hebt hier stand-alone CMDB-tools voor, maar het kan ook onderdeel zijn van een ITSM of PSA-oplossing.
Mijn eerste tip hiervoor is: gebruik naast een CMDB ook een Remote Monitoring & Management (RMM) pakket. Een asset die je uitlevert en toevoegt aan je RMM wordt ook automatisch in je CMDB-tool aangemaakt. Zo hoef jij er niet over na te denken en ben je er geen tijd aan kwijt. Welk RMM pakket je kiest maakt niet zo veel uit. De basisfuncties hebben ze allemaal wel. Maar zorg er dus wel voor dat het kan koppelen met je CMDB-oplossing.
Geen asset de deur uit zonder het te registreren
Mocht je geen RMM gebruiken, dan is het zaak om het proces goed te borgen. Maak hier een heilige regel van: er gaat geen asset de deur uit, zonder dat het is aangemaakt in je CMDB. Maak het jezelf makkelijk door dit bij binnenkomst te doen, ook al staan de assets eerst nog in het magazijn. Registreer ze direct met het unieke serienummer, voordat ze op de plank gelegd worden. Dan hoef je later alleen de locatie, het bedrijf en de contactpersoon aan te passen als de asset uitgeleverd wordt.
Nog een tip om overzicht te houden: spreek duidelijk af wat wel en wat geen asset is. Muizen en toetsenborden kun je bijvoorbeeld prima uit de CMDB houden. Maar een oplader? Een headset? Zorg dat je besluit wat er vastgelegd moet worden en communiceer dit naar je team.
Geleidelijke invoering
Ben je al een aantal jaar bezig en heb je nog geen CMDB en geen RMM? Je kunt de database gaandeweg opbouwen. Iedere keer als er een probleem, een ticket of een nieuwe asset uitgeleverd wordt, zet je deze in de CMDB waardoor hij langzaam completer wordt. Probleem is alleen dat je niet weet wanneer hij eigenlijk compleet is. Dus ook dan zou ik overwegen om één keer goed tijd te besteden aan het verzamelen en importeren van alle assets.
Onthoud: je doet jezelf, je medewerkers en je klanten een plezier met een volledig overzicht van alle assets en hun historie. De tijd die je besteedt aan het opbouwen van je CMDB verdien je wel weer terug.
