ITSM service software mét business tools voor ondernemende IT dienstverleners

Wat is service software?

Service software is een systeem dat IT-dienstverleners helpt om goede service aan klanten te verlenen. Service software kan gebruikt worden om inkomende en uitgaande verzoeken van klanten te beheren. Een goed systeem bestaat uit verschillende modules die je helpen om klanten op de best mogelijke manier te ontzorgen. De juiste software zorgt voor:

• een gestructureerde communicatie;
• meer transparantie tussen je bedrijf en de klanten;
• Een heldere opvolging van tickets;
• automatisering van terugkerende taken (zoals facturatie);
• een beter beheer van projecten;
• een betere kwaliteit en efficiëntie van je dienstverlening.

Hoe verbetert service software de dienstverlening aan klanten?

Met service software kun je op een gestructureerde en transparante manier opvolging geven aan je klanten. Service software wordt vaak gebruikt om inkomende verzoeken van de klant te beheren, maar ook het projectbeheer of de facturering kunnen bijvoorbeeld via service software geregeld worden. Door te werken met een ticketsysteem kun je aanvragen via de mail en telefoon gelijk opslaan als tickets en toewijzen aan collega’s. Hierdoor verlies je nooit meer het overzicht en zullen klanten tevreden blijven over je dienstverlening.

Voordelen van service software

De voordelen van service software voor je bedrijf zijn legio. Service software helpt je om de status van binnenkomende verzoeken bij te houden en zorgt ervoor dat de opvolging van je klanten altijd up-to-date is. Service software biedt veel transparantie tussen medewerkers, klanten en managers en automatiseert verschillende acties en taken. Hierdoor besteed je minder tijd aan het beheren van aanvragen en houd je meer tijd over voor een goede dienstverlening. Hieronder noemen de belangrijkste voordelen van service software:

• Beter inzicht in bedrijfsprocessen en workflows.
• Verhoogde klanttevredenheid.
• Efficiëntere bedrijfsprocessen.
• Meer controle over servicedesk processen.
• Verbeterde samenwerking tussen medewerkers binnen je bedrijf.
• Tijd- en kostenbesparing door betere automatisering van bedrijfsprocessen.

Hoe werkt service software?

Er zijn verschillende systemen op de markt die allemaal weer op een andere manier werken. Goede service software is zo ingericht dat je telefoongesprekken of e-mails eenvoudig kunt opvolgen met tickets. Vervolgens kun je de volledige werkstroom automatiseren door binnenkomende verzoeken aan de juiste medewerkers binnen je bedrijf toe te wijzen. Een ticket management systeem zorgt ervoor dat alle informatie over een probleem apart wordt opgeslagen, zodat er geen details verloren gaan tijdens de opvolging.

Hosted SaaS-dienst

Inserve werkt als een hosted SaaS-dienst, wat betekent dat je zelf geen software hoeft te installeren. Alle updates worden automatisch doorgevoerd en je bent altijd verzekerd van een goede up-time. Bovendien zijn er vele integraties mogelijk om zoveel mogelijk terugkerende processen te automatiseren.

Email versus ticketsysteem

Via de e-mail is het natuurlijk ook mogelijk om aanvragen op te volgen en af te ronden. Een ticketsysteem gaat echter een stuk verder dan dat. Een service software systeem als Inserve biedt de mogelijkheid om verzoeken via e-mail en telefoon direct te registreren als tickets. De tickets worden vervolgens centraal beheerd, zodat deze voor alle medewerkers inzichtelijk zijn. Daarnaast kun je de opvolging automatiseren en direct uren registreren en factureren zonder het platform te verlaten. Wanneer je collega's verzoeken per mail afhandelen, raak je binnen je bedrijf veel sneller het overzicht kwijt. IT-systemen zijn dus onmisbaar om een goede dienstverlening te kunnen leveren.

Hoe werkt Inserve?

Zoals aangegeven werkt Inserve als een cloudgebaseerde SaaS applicatie. Met andere woorden, je hoeft geen software op je computer te installeren en alle updates worden automatisch voor je gedaan. Dit garandeert een hoge beschikbaarheid zonder uitvaltijden of onderhoudskosten. Hierdoor hebben onze klanten een management software systeem tot hun beschikking dat 24/7 zonder problemen te gebruiken is. Benieuwd hoe je jouw IT-diensten beter stroomlijnt met Inserve? We bieden een breed scala aan functies die we hieronder toelichten:

We werken met een gedeelde inbox

Serviceverzoeken worden via e-mail of telefoon binnen het team gedeeld. Dit betekent dat alle medewerkers toegang hebben tot binnenkomende serviceverzoeken en dat ze aan individuele collega's kunnen worden toegewezen. Ook is het mogelijk om overzichten bij te houden van de werkvoorraad, werkbonnen te laten tekenen en om een koppeling te leggen naar de facturatie.

Aanvragen worden opgeslagen als tickets

Alle verzoeken worden als tickets opgeslagen en kunnen snel opgevolgd worden. Het systeem houd bij per medewerkers welke tickets en taken er nog uitgevoerd moeten worden. Service desk managers hebben ook toegang tot een dashboard dat hen alle openstaande taken binnen hun bedrijf of afdeling toont, zodat ze gemakkelijk lopende serviceverzoeken in het oog kunnen houden en voor een goede opvolging kunnen zorgen. Een handige manier voor de IT-afdeling om beter samen te werken.

Configuration management database

Serviceverzoeken kunnen in de CMDB gekoppeld worden aan bestaande goederen. Dit betekent dat je altijd weet welke goederen zoals laptops in reparatie zijn en wat de geschiedenis geweest van een bepaalde asset.

Self service portal

Met de self-service portal kunnen klanten zelf hun tickets indienen en contracten inzien. Klanten verwachten steeds meer transparantie en controle van een IT-afdeling. Door te kiezen voor een IT-service management systeem waar klanten zelf hun verzoeken doorgeven, kun je een uitstekende klantenservice bieden.

Automatisch factureren

Alle uurtarieven of het aantal gewerkte uren in een periode kunnen per klant vastgelegd worden. Hierdoor kun je de maandelijkse facturatie volledig automatiseren. Met Inserve leg je per taak vast hoe lang je ermee bezig bent geweest, waardoor je nooit meer het overzicht verliest. De factuurinformatie kun je eenvoudig exporteren naar je boekhoudpakket.

Rapportage

Inserve is uitgerust met een uitgebreide reeks rapporten die de status, kosten en tijd laten zien die aan elk verzoek zijn besteed. Je kunt ook je eigen op maat gemaakte rapportage maken om meer inzicht te krijgen in wat goed werkt voor jouw IT-afdeling.

API & Integraties

Inserve biedt vele mogelijkheden voor API's en integraties met andere producten. Er zijn verschillende Nederlandse softwarepakketten die met Inserve gekoppeld worden. Hierdoor kun je terugkerende handelingen zoveel mogelijk automatiseren en heb je een aanpasbaar platform tot je beschikking.

Voordelen van Inserve

Toegankelijk op mobiele apparaten

Met de service desk van Inserve kun je overal, altijd en op elk apparaat werken. Je klantverzoeken zijn dus altijd voor je beschikbaar, ook voor de buitendienstmedewerkers die naar klanten toe gaan. Het is niet nodig om een mobiele app op je telefoon of tablet te installeren, omdat het systeem volledig responsive is.

Geen noodzaak voor back-ups

Inserve draait in de cloud, dus je hoeft geen back-ups te maken. De software is altijd beschikbaar, zelfs als het datacenter van je bedrijf uitvalt. Service verzoeken worden opgeslagen op een sterk beveiligde server en het systeem wordt voortdurend bewaakt.

100% webbased

De service desk van Inserve is een 100% webgebaseerd Service Desk hulpmiddel. Dit betekent dat je verder geen software hoeft te installeren op computers.

Brede functionaliteit

Door alle toepassingen en integraties kun je terugkerende processen zover mogelijk automatiseren. Denk niet alleen aan het opvolgen van tickets, maar ook aan de maandelijkse facturatie of het bijhouden van taken voor je medewerkers.

Taakverdeling

Inserve geeft een duidelijk overzicht aan wie welke taak is toegewezen en hoe lang elke medewerker eraan besteedt. Hierdoor heb je de beste oplossing tot je beschikking om tickets tussen collega's te verdelen.

Volledig overzicht

Met het ticketoverzicht heb je altijd een actueel beeld van wat er momenteel in je bedrijf gebeurt. Het maakt het eenvoudiger om verbeterpunten vast te leggen en daar waar nodig bij te sturen.

Gratis proefversie

Je kunt Inserve gratis uitproberen. Maak via de website eenvoudig een subdomein aan binnen onze omgeving. Je hebt toegang tot alle modules en kunt gelijk binnen jouw serviceteams aan de slag. Onze klantenservice helpt je goed op weg om het systeem zo efficiënt mogelijk in te richten.

Waarom kiezen voor Inserve?

Bij Inserve vinden we het belangrijk dat klanten 24/7 toegang hebben tot hun tickets en klantverzoeken. Daarnaast gaan we mee met de laatste ontwikkelingen op het gebied van cloud software (software via internet). Zo is het mogelijk om andere programma's zoals Exact, Hostfact en Xelion te integreren. We begrijpen hoe belangrijk het is om als IT-dienstverlener een snelle en goede service te kunnen verlenen om klanten te behouden. Daarom hebben we aandacht voor de flexibiliteit van het systeem, zodat je jouw workflow altijd goed kunt stroomlijnen.

Zowel geschikt voor grote als kleinere bedrijven

Inserve voorziet zowel in de behoeften van kleine en grote ondernemingen. Of je nu in een groot of het klein team werkt, met het systeem kun je heel eenvoudig op- en afschalen. Alle collega's hebben overal toegang tot de tickets. Ook de buitendienst is goed op de hoogte van de laatste klantverzoeken, waardoor je beter kunt samenwerken en agenda's op een efficiënte manier beheert.

Met inserve stroomlijn je jouw klantcontact en breng je de IT-dienstverlening naar de 'next level'.

Maak kennis met het systeem

Benieuwd naar de voordelen van Inserve voor jouw onderneming? Vraag dan een gratis demo aan. Voor vragen kun je ook contact met ons opnemen via het contactformulier. Wij vertellen je graag meer over de voordelen van ons systeem.

Gratis uitproberen

Uiteraard kun je ook direct aan de slag met de gratis proefversie, zonder dat je ergens aan vast zit.