Eerder heb ik uitgelegd wat de voordelen zijn van het standaardiseren van processen. Als het goed is, ben je nu overtuigd van het nut van standaardiseren. Zo niet, lees ons eerdere blog nog eens of stuur me even een berichtje, want dan ben ik heel benieuwd naar je overwegingen 😊
Ben je klaar om je processen te standaardiseren en te documenteren? In dit blog ga ik verder in op hoe je dat aan kunt pakken. Ik raadde onder andere aan om video’s op te nemen met instructies en om checklists te maken. Hoe pak je dit aan zonder er dagen mee bezig te zijn?
Video’s opnemen
Mijn eerste, laagdrempelige methode is om video’s op te nemen. Bij Inserve hebben we inmiddels tientallen video’s opgenomen voor zowel interne processen als voor klanten. Een video heeft een ontzettend hoge dichtheid aan informatie. Het legt zowel je scherm, als je verbale uitleg en je emotie vast.
De voordelen van het opnemen van video’s:
- 1 keer opnemen, oneindig aantal keer afspelen
- Kost weinig tijd om te maken
- Zowel scherm als verbale uitleg in één keer vastgelegd
- Praten voelt heel natuurlijk
Nadelen van een video:
- Moeilijk doorzoekbaar
- Moeilijk naar een specifiek stuk springen
- Niet herhaalbaar of afvinkbaar
- Podiumvrees
De eerste 2 nadelen worden steeds minder belangrijk met goede AI-tools die automatisch transcripties van video’s kunnen maken. Al zijn die tools nu vooral nog goed in het verwerken van de Engelse taal en moeten we nog even wachten op Nederlandse toepassingen.
Over de podiumvrees wil ik nog wel een persoonlijke reflectie delen. James Clear schrijft in zijn boek ‘Atomic Habits’ dat je eerst je identiteit moet veranderen, als je een gewoonte wil veranderen. Dit klinkt misschien nogal dramatisch, maar deze denkwijze helpt mij goed. Van de gedachte ‘Ik durf niet voor de camera’ maak ik ‘Ik ben iemand die video’s opneemt’. Ook tig andere business- en zelfhulpboeken hebben het over de self-fulfilling prophecy: als je denkt dat iets lukt of mislukt, gebeurt dat vaak ook. Ga dus vooral jezelf zien als content maker. Dat hoeft nog niet perse een goede te zijn, want dat komt met oefening.
Na deze pep-talk kun je aan de slag 😄 Zorg dat de video zo rijk mogelijk is, laat relevante schermen zien en leg uit wat je doet, maar ook waarom je het doet. Geef zoveel mogelijk context mee, zodat de kijker van de video zelf afwegingen kan maken als de taak uitgevoerd wordt.
Tekst uitschrijven
De tweede vorm van documenteren is het ouderwets uitschrijven van een tekst. Eventueel aangevuld met screenshots. De drempel om dingen op te schrijven is vaak lager dan voor het opnemen van een video, maar het kost vaak meer werk. Ga je aan de slag met het uitschrijven van processen? Plaats deze teksten dan in een goed doorzoekbare wiki, of bij de checklists (zie hieronder).
Voordelen:
- Lage drempel
- Goed doorzoekbaar
Nadelen:
- Kost meer tijd
- Mist context
- Wordt misschien als ‘saai’ ervaren bij generatie Z 🥹
Checklist maken
De derde vorm van het documenteren van processen die ik aanraad, zijn checklists. Dit kunnen takenlijsten zijn in elk softwareprogramma die dergelijke lijstjes ondersteunt, bijvoorbeeld Microsoft Tasks, Trello, Todoist of de sjablonenfunctie in Inserve. Het voordeel van processen in een checklist gieten, is dat er nooit een taak vergeten kan worden.
Belangrijk hierbij is dat de punten op de lijst ‘actionable’ zijn. Een Word-document kan niet uitgevoerd worden, behalve als je er een kopie van maakt of het document uitprint. Maar dat is omslachtig en wordt dus niet gedaan. Gebruik dus software waarbij je een takenlijst kan dupliceren of in een sjabloon klaar kan zetten om ‘uit te voeren’. Motiveer ook je werknemers om daar processen aan toe te voegen en te verbeteren.
Gouden combinatie
Een combinatie van bovenstaande 3 technieken werkt het best. Dus neem een video op waarin je het proces uitlegt, typ er een samenvatting onder en maak een checklist van de stappen die doorlopen moeten worden. Op die manier vat je zoveel mogelijk informatie en kunnen je collega’s ook nog kiezen welke vorm voor hen het fijnste werkt.
Maar dat kost allemaal heel veel tijd!
Zoals ik in het vorige artikel al aangaf: je hoeft echt niet je complete bedrijfsvoering in één keer te documenteren. Het belangrijkste is dat je begint. Dus kies een tool, en bij een volgende vraag van je medewerker geef je antwoord met een video in plaats van een telefoontje. Kost evenveel tijd, maar je hebt wel de juiste stap gezet naar meer rust in je onderneming.
