Hoe onze bedrijfssoftware samenwerkt met je andere business tools

Inserve is complete bedrijfssoftware voor IT-dienstverleners, ook wel Professional Services Automation (PSA) software genoemd. Dat betekent dat de basisprocessen van de dienstverlening via onze software lopen, maar niet dat er geen andere software meer gebruikt wordt. In deze post leg ik uit hoe het softwarelandschap rondom Inserve er normaal gesproken uitziet.

E-mail

Voor je dienstverlening waarschijnlijk een van de belangrijkste integraties: het inlezen en uitsturen van e-mail. Met deze integratie wordt veel efficiëntie behaald. Alle binnenkomende e-mails worden in Inserve geladen als ticket. Reageren op vragen en tickets kun je ook direct vanuit Inserve doen, met het voordeel dat de status van het ticket zich automatisch aanpast. Zo hoef je niet meer vanuit Outlook te werken.

Inserve koppelt de mailbox van je supportafdeling via je eigen e-mailserver, dus je hoeft geen SPF-records in te stellen. Deze kan gekoppeld worden via de Graph API voor Microsoft 365-mailboxen, via IMAP / SMTP of via een redirect (niet aanbevolen).

Facturatiepakket

De belangrijkste ‘samenwerkingspartner’ van Inserve is het facturatiepakket. Dit kan een los pakket zijn, zoals WeFact, of een boekhoudpakket met een facturatiemodule, zoals Exact Online of SnelStart. Het kan ook bedrijfssoftware zijn met een facturatiemodule, zoals Teamleader, Gripp of AFAS Profit. Welke categorie je ook koppelt, de werking is hetzelfde.

Het facturatiepakket is de bron van debiteuren en artikelen. Financiële gegevens zoals grootboekrekeningen en betaaltermijnen zijn daar vastgelegd. Elk uur worden deze gegevens bijgewerkt in Inserve.

Het afhandelen van taken en het registreren van tijd en artikelen vindt in Inserve plaats. Van deze werkzaamheden en producten maken we automatisch conceptfacturen. Ook vanuit projecten, abonnementen en de CSV-import komen er conceptfacturen in Inserve klaar te staan.

Met de CSV-importmodule kunnen variabele factuurregels zoals beltikken of serverkosten geïmporteerd worden als factuuregels in Inserve. We hebben sjablonen voor bijvoorbeeld ALSO, RouteIT en ViPro.

Alle conceptfacturen worden vervolgens geëxporteerd naar het facturatiepakket. Via je facturatiepakket worden ze daadwerkelijk verstuurd naar de klant. Het debiteurenbeheer, sturen van herinneringen, bankkoppeling en de boekhouding gebeuren dus buiten Inserve.

RMM

Ik raad altijd aan om een Remote Monitoring Management tool te gebruiken en dan de integratie te activeren met Inserve. Hiermee worden je assets automatisch aangemaakt in Inserve zodra ze zijn geïdentificeerd in de RMM tool. Sowieso helpt het gebruik van een RMM tool om problemen voor te zijn bij je klanten, waardoor je minder ad-hoc werkt. Het voordeel van assets registreren heb ik hier al eens eerder uitgelegd.

VoIP

Via RedCactus koppelt Inserve met tientallen VoIP-systemen. Het voordeel van een koppeling met een VoIP-systeem is dat bij een inkomende oproep direct een ticket of de klantkaart van de beller geopend kan worden. Voor de telefonieaanbieders 3CX en Xelion bieden we zelf ook integraties aan.

Single Sign-on & Agenda met Microsoft

Standaard krijgt een behandelaar in Inserve een wachtwoord en optioneel een One Time Password. Het is echter ook mogelijk om het inloggen met een Microsoft-account toe te staan of zelfs te verplichten. Eindklanten kunnen in het klantportaal ook inloggen met een Microsoft 365-account.

Daarnaast kunnen taken in Inserve rechtstreeks ingepland worden in de Outlook-agenda van een collega. Hiervoor is wel Outlook 365 vereist.

Documentatie

Voor uitgebreidere documentatie heeft Inserve (nog) geen module. Wijzelf gebruiken Notion, maar ik kom ook vaak Atlassian Confluence, Microsoft Sharepoint of IT Glue tegen. Het is mogelijk om op een bedrijfskaart in een eigen veld te linken naar een specifieke map met documentatie.

Tools die je niet meer nodig hebt

Bovenstaande tools kun je naast Inserve gebruiken (en dat adviseren we ook). Er zijn ook verschillende tools die je niet (meer) nodig hebt als je Inserve gebruikt. Specifieke tools voor onderstaande toepassingen kun je de deur uit doen:

Ik hoop dat je zo een goed beeld hebt van het ecosysteem rondom Inserve. Door te integreren met de andere tools in je stack, bieden we een efficiënte workflow, waardoor jij meer tijd hebt om je te concentreren op wat echt belangrijk is: het leveren van goede service aan je klanten. Mocht je vragen hebben over specifieke integraties of meer informatie over Inserve willen, dan mag je ons natuurlijk altijd even bellen of mailen.