De verborgen kosten van open-sourcesoftware

Ik ben fan van open-sourcesoftware. Ik heb er in mijn werkzame leven al veel gebruik van gemaakt en waar mogelijk aan bijgedragen. Open-sourcesoftware heeft ons al ontzettend veel gebracht. Niet in de laatste plaats omdat we door de schaarste in programmeurs zo efficiënt mogelijk met die capaciteit om moeten gaan en zeker het wiel niet steeds opnieuw moeten uitvinden. Maar open-sourcesoftware is niet altijd de beste keuze.

Geen open-source voor interne tooling

Bij Inserve maken we veel gebruik van open-source pakketten, zoals Laravel voor onze back-end en vueJS voor de front-end. Open-source is niet meer weg te denken uit het ontwikkellandschap in algemene zin, en ook niet uit de Inserve-oplossing.

Maar wij gebruiken geen open-source pakketten voor interne tooling. Ook al hebben we de capaciteit en de programmeurs om voor sales, ticketing en facturatie eigen open-sourcesoftware te gebruiken, we kiezen daar niet voor. Onze programmeurs zijn daar te waardevol voor: die moeten vooral met ons eigen product bezig zijn, niet met de interne tooling. Ik zal je uitleggen waarom.

Verborgen kosten van implementatie en onderhoud

Stel, je hebt behoefte aan een helpdeskpakket. Je kunt een pakket ‘van het schap’ pakken zoals Inserve (ons eigen pakket) of Trengo, of een open-source pakket zoals osTicket, OTRS of Odoo. Die laatste categorie is in aanschaf gratis en lijkt daarom voor veel bedrijven een kostenefficiënte optie. Maar dan reken je jezelf iets te snel rijk. Open-sourcesoftware moet je zelf hosten, updaten en aanpassen.

Laten we doorgaan met ons hypothetische scenario waarin je bijvoorbeeld kiest voor Odoo. Eén van je engineers moet bij de implementatie aardig wat tijd steken in het uitdenken van de set-up, het optuigen van de server, etc. Zeg dat hij daar 20 uur mee bezig is. Daarnaast is hij elke maand 1 uur bezig met het updaten van de server en de software. En dan heb je nog de kosten voor het ‘verbouwen’ van de software om aan jouw eisen te voldoen, want een open-source pakket is vaak vrij algemeen opgezet. Laten we aannemen dat je dit beperkt tot maximaal 1 dag per maand. Niet onredelijk toch? Ik ga er even vanuit dat je al ergens een servertje hebt draaien waar je dit bij kunt zetten, je bent immers IT-dienstverlener 😉

Diezelfde engineer had je in die tijd ook in kunnen zetten voor je klanten. Zeg dat je daar 75 euro per uur voor rekent (dat lijkt me nog aan de lage kant, maar dat zie ik helaas nog vaak 🥲). Wat zijn dan je maandelijkse kosten in het eerste jaar?

Je betaalt dus 800 euro per maand om het open-source pakket aan de gang te houden. En dan heb ik het nog niet over het gevaar dat de programmeur die alles heeft opgezet kan vertrekken of ziek wordt. Wil je dat risico afdekken? Dan moet je ervoor zorgen dat er minimaal 2 engineers zijn die alle kennis in huis hebben, wat de kosten nog hoger maakt.

Wanneer wel open-source?

In alle eerlijkheid, er zijn een aantal situaties waarin de voordelen zeker opwegen tegen de kosten. Is het implementeren van zo’n pakket onderdeel van je dienstverlening? Dan is het natuurlijk goed om daar zelf praktijkervaring mee op te doen. Ook als je bedrijfsprocessen zo uniek zijn dat er geen standaardsoftware op de markt is, is open-source waarschijnlijk een goed alternatief. Al zien we dat tegenwoordig nog zelden.

Standaardsoftware met API

Komt jouw situatie niet voor in de uitzonderingen? Dan kun je goed uit de voeten met standaardsoftware. Kies in dat geval voor een pakket met een een uitgebreide API, zodat jouw data goed toegankelijk is vanuit andere pakketten of voor maatwerk integraties. Niemand zit te wachten op datasilo’s. Bijkomend voordeel: met standaardsoftware profiteer je ook gelijk mee van nieuwe features zonder dat jij er mee bezig bent geweest of directe ontwikkelkosten voor hebt betaald.

Natuurlijk is het geen verrassing dat wij je bij het kiezen van een helpdeskpakket een standaardoplossing aanbevelen 😉 Er zijn echt wel situaties waarin een eigen pakket ontwikkelen of doorbouwen op open-sourcesoftware goede opties zijn. Uiteindelijk is de keuze: ga je voor totale aanpasbaarheid of kies je voor snelheid en ontzorging? Maak de keuze in ieder geval ‘eerlijk’ door ook de verborgen kosten mee te nemen.