De vorige twee weken heb ik geschreven over mijn inzichten die ik verkregen heb in mijn gesprekken met IT-dienstverleners als oprichter van Inserve. Deze week het derde en laatste deel over hoe je meer winst kan maken, met de focus op de helpdesk. Lees hier het eerste deel, en hier het tweede deel.
1. Heb altijd een 'single source of truth'
Vaak staat data van je bedrijf op veel verschillende plekken. Je hebt je e-mail, je hebt een shared folder à la Dropbox, lokale schijven, allerlei SaaS tools online. Dat kan onhandig zijn en extra tijd kosten, maar het is nog geen ramp. De problemen beginnen wanneer dezelfde informatie op meerdere plekken staat. Je medewerkers weten niet waar ze moeten kijken, taken worden dubbel gedaan, klanten worden vergeten, etcetera.
Dan wordt het zogenaamde 'Single source of truth' (SSOT) principe overtreden. Dat houd in dat een stukje informatie maar op één plek leidend mag zijn. Spreek bijvoorbeeld in je organisatie af dat de adresgegevens van je klanten altijd in het boekhoudpakket up-to-date moeten zijn. Of dat de status van een verzoek van een klant altijd met een label in de mailbox te zien is.
In bredere zin geldt dit ook voor je werkprocessen. Zorg dat je deze documenteert, bijhoud en naleeft. Zie daarvoor punt 2 van het eerste deel van deze serie.
2. Automatiseer processen
Als jij of een medewerker gegevens moet overtypen, kost dat onnodig tijd en fouten. Kijk dus goed waar je software aan elkaar kan koppelen om dat te voorkomen. Daarnaast kun je ook bepaalde processen automatiseren. Denk aan herinneringen sturen van openstaande facturen, automatisch klant aanmaken in andere systemen bij toevoegen in je SSOT tool (zie punt 1).
Gebruik daar bijvoorbeeld tools zoals Microsoft Power Automate of Zapier voor. Je zou zelfs een stap verder kunnen gaan en op maat integraties schrijven of laten ontwikkelen op openbare API's. Dit kan echter wel redelijk in de papieren lopen, ik raad altijd aan om zogenaamde 'low-code' tools te gebruiken hiervoor. Die zijn makkelijker te beheren.
Dit heeft ook te maken met punt 1 van het eerste deel. Als je producten meer standaard zijn, zijn ze ook makkelijker in een proces te gieten en daardoor te automatiseren.
3. Zorg dat de facturatie geen drempel is
Dit is misschien een beetje zelfpromotie, maar niet minder waar. Ik ben Inserve gestart omdat ik zag dat veel dienstverleners worstelden met de slag van helpdesk naar facturatie. Ongefactureerde uren bleven liggen tot het eind van de maand of zelfs langer, omdat het zo'n berg werk is om alles over te typen in het facturatiepakket. Met Inserve lossen we dat op.
Maar of je nou Inserve gebruikt of niet, zorg in ieder geval dat je wekelijks, liefst dagelijks, bij bent met je facturatie. Dat kan ook met een uitgebreide Excel macro, een integratie tussen je urenregistratie pakket en boekhouding of een maatwerk script.
Stel je gaat van maandelijkse facturatie naar wekelijkse. Dit heeft een aantal voordelen: je klant krijgt steeds kleinere bedragen gefactureerd, waardoor het minder als verrassing aankomt. Bij betalingsproblemen zie je die al veel eerder, waardoor je eerder in gesprek kan gaan of in het ergste geval werk stil leggen. Ook betekent het dat de werkzaamheden van week 1 dus 21 (!) dagen eerder betaald worden. Want normaal zouden de werkzaamheden op dag 1 van de maand dus 1 + 30 + 31 (betalingstermijn) = 62 dagen later betaald worden, tegenover 1 + 6 + 31 = 38 dagen bij wekelijkse facturatie. En dan heb ik het nog niet over of je het bedrag incasseert (doen!) en de betalingstermijn an sich (inkorten!).
Onderschat niet de waarde van cashflow. Het kan het verschil maken tussen een relaxte hoeveelheid geld op de bank hebben staan, of een paar debiteuren moeten smeken om je personeel op tijd te kunnen betalen. Ik heb dit zelf ervaren toen ik een maatwerk software bedrijf runde. Zodra ik voorschotten van 50% ging vragen voor projecten, werd ik opeens cashflow positief. Hoe meer ik verkocht, hoe hoger mijn banksaldo.
Succes!
Dit was het laatste deel in deze mini-serie over meer winst maken als IT-dienstverlener. Ik ben heel benieuwd wat je er van vindt, laat me dat vooral weten. Een ondernemende week gewenst!
Marnick.
